E-Mail funktioniert über verschiedene Protokolle. Für die richtige Konfiguration Ihres E-Mail-Clients sollten Sie die Unterschiede verstehen. In diesem Artikel erklären wir SMTP, IMAP und POP3.

Übersicht: Die drei E-Mail-Protokolle

| Protokoll | Zweck | Richtung | Port (SSL) | |-----------|-------|----------|------------| | SMTP | E-Mails versenden | Client → Server | 465/587 | | IMAP | E-Mails abrufen | Server → Client | 993 | | POP3 | E-Mails abrufen | Server → Client | 995 |

Wichtig: Sie brauchen immer SMTP zum Versenden. Zum Empfangen wählen Sie zwischen IMAP oder POP3.

SMTP - Simple Mail Transfer Protocol

SMTP ist das Protokoll zum Versenden von E-Mails. Jede E-Mail, die Sie verschicken, geht über SMTP.

Wie SMTP funktioniert

1. Ihr E-Mail-Client verbindet sich mit dem SMTP-Server 2. Authentifizierung (Benutzername + Passwort) 3. Client übergibt die E-Mail an den Server 4. Server leitet die E-Mail an den Empfänger-Server weiter

SMTP-Ports

  • Port 25: Traditionell, aber oft blockiert (Spam-Prävention)
  • Port 587: Standard für Client-Submission (STARTTLS)
  • Port 465: SMTP über SSL (veraltet, aber wieder in Nutzung)

SMTP-Einstellungen Beispiel

Server: smtp.example.com
Port: 587
Verschlüsselung: STARTTLS
Authentifizierung: Ja
Benutzername: ihre@email.de
Passwort: ********

POP3 - Post Office Protocol

POP3 ist das ältere Protokoll zum Abrufen von E-Mails. Es lädt E-Mails vom Server herunter.

Wie POP3 funktioniert

1. Client verbindet sich mit dem POP3-Server 2. Server sendet Liste neuer E-Mails 3. Client lädt die E-Mails herunter 4. E-Mails werden (optional) vom Server gelöscht

Vorteile von POP3

  • Offline-Zugriff: E-Mails sind lokal gespeichert
  • Speicherplatz: Server-Speicher wird nicht belastet
  • Einfachheit: Simples Protokoll, weniger fehleranfällig

Nachteile von POP3

  • Nur ein Gerät: E-Mails nur auf einem Gerät verfügbar
  • Keine Synchronisation: Ordner, Gelesen-Status nicht synchronisiert
  • Datenverlust-Risiko: Bei Festplattendefekt sind E-Mails weg

POP3-Ports

  • Port 110: Unverschlüsselt (nicht empfohlen)
  • Port 995: POP3 über SSL (empfohlen)

IMAP - Internet Message Access Protocol

IMAP ist das modernere Protokoll zum Abrufen von E-Mails. E-Mails bleiben auf dem Server.

Wie IMAP funktioniert

1. Client verbindet sich mit dem IMAP-Server 2. Client synchronisiert mit dem Server 3. E-Mails bleiben auf dem Server 4. Änderungen werden synchronisiert (gelesen, gelöscht, Ordner)

Vorteile von IMAP

  • Mehrere Geräte: E-Mails überall verfügbar
  • Synchronisation: Gelesen-Status, Ordner überall gleich
  • Sicherheit: E-Mails auf dem Server gespeichert (mit Backup)
  • Webmail: Jederzeit über Webinterface zugänglich

Nachteile von IMAP

  • Speicherplatz: Server-Quota kann knapp werden
  • Internetabhängig: Offline-Zugriff eingeschränkt
  • Performance: Bei vielen E-Mails langsamer als POP3

IMAP-Ports

  • Port 143: Unverschlüsselt oder STARTTLS
  • Port 993: IMAP über SSL (empfohlen)

POP3 vs. IMAP: Wann was nutzen?

IMAP empfohlen für:

  • Mehrere Geräte (PC, Laptop, Smartphone)
  • Team-E-Mail-Adressen
  • Wichtige geschäftliche E-Mails
  • Unterwegs E-Mails lesen und beantworten

POP3 empfohlen für:

  • Nur ein Gerät
  • Begrenzte Server-Speicherkapazität
  • Archivierung auf lokalem System
  • Datenschutz (E-Mails nicht auf fremdem Server)

Unsere Empfehlung: In 95% der Fälle ist IMAP die bessere Wahl.

SSL/TLS-Verschlüsselung

E-Mail-Kommunikation sollte immer verschlüsselt sein:

| Protokoll | Unverschlüsselt | SSL/TLS | STARTTLS | |-----------|-----------------|---------|----------| | SMTP | 25 | 465 | 587 | | POP3 | 110 | 995 | 110 | | IMAP | 143 | 993 | 143 |

Immer SSL/TLS verwenden! Sonst werden Passwörter im Klartext übertragen.

E-Mail-Client einrichten

Automatische Konfiguration

Moderne E-Mail-Clients finden die Einstellungen oft automatisch. Geben Sie nur Ihre E-Mail-Adresse ein.

Manuelle Konfiguration

Falls die automatische Erkennung nicht funktioniert:

Posteingang (IMAP):

Server: imap.example.com
Port: 993
Sicherheit: SSL/TLS
Benutzername: ihre@email.de

Postausgang (SMTP):

Server: smtp.example.com
Port: 587
Sicherheit: STARTTLS
Authentifizierung: Ja
Benutzername: ihre@email.de

Häufige Probleme

"Authentifizierung fehlgeschlagen"

  • Falsches Passwort
  • Falscher Benutzername (manchmal vollständige E-Mail-Adresse nötig)
  • 2-Faktor-Authentifizierung erfordert App-Passwort

"Verbindung zum Server fehlgeschlagen"

  • Falsche Server-Adresse
  • Falscher Port
  • Firewall blockiert Verbindung
  • SSL-Einstellung falsch

"E-Mails werden nicht gesendet"

  • SMTP-Server nicht konfiguriert
  • Port 25 vom Provider blockiert
  • Absenderadresse nicht verifiziert

E-Mail-Authentifizierung

Moderne E-Mail-Sicherheit umfasst zusätzliche Protokolle:

  • SPF: Autorisiert Server zum Versenden
  • DKIM: Digitale Signatur der E-Mails
  • DMARC: Policy für SPF/DKIM-Fehler

Diese werden per DNS-Einträge konfiguriert, nicht im E-Mail-Client.

Fazit

SMTP ist zum Versenden, IMAP oder POP3 zum Empfangen. Für die meisten Nutzer ist IMAP die beste Wahl - E-Mails sind auf allen Geräten synchron und sicher auf dem Server gespeichert. Vergessen Sie nicht, immer SSL/TLS-Verschlüsselung zu aktivieren.